A Tiga Cara Mengisi Data Produk
Ada tiga cara mengisi data produk. Pilih sesuai jumlah produk dan kebutuhan Anda.
| Cara | Cocok untuk | Lihat bagian |
|---|---|---|
| Ketik di chat | 1–5 produk | A.1 |
| Upload file Excel/CSV | lebih dari 5 produk sekaligus | A.2 |
| Kirim foto produk (lampirkan via chat) | Tambah/update foto kapan saja | A.3 |
💡 Untuk inventory lebih dari 100 produk, disarankan memakai sistem API alih-alih upload file. Lihat Langkah 4 di Panduan Onboarding dan Panduan Integrasi API.
A.1 Ketik di Chat (cocok untuk 1–5 produk)
Tulis bebas, agen otomatis menangkap field yang ada. Wajib: nama produk. Optional: SKU, varian, harga, modal/HPP, berat, dan deskripsi.
Agen akan mengkonfirmasi data hasil ekstraksi sebelum menyimpan ke database. Anda boleh mengoreksinya sebelum agen melakukan commit.
⚠️ Hindari menumpuk semua info di "Nama Produk" (mis. "Speaker Polytron Bluetooth 5.0 Bass Enhanced Garansi 1 Tahun"). Pisahkan menjadi Nama = label pendek untuk display ("Speaker Polytron PSP-100") dan Deskripsi = spesifikasi detail / fitur / keterangan. Nama yang terlalu panjang membuat dedup kacau (sistem tidak bisa mengenali produk yang sama dengan deskripsi berbeda) dan ribet di-display ke pembeli.
A.2 Upload File Excel / CSV (cocok untuk lebih dari 5 produk)
Format yang didukung: .xlsx, .ods, .csv, .docx, .pdf, .txt, .md
Nama kolom yang otomatis dikenali oleh Emban AI
Penamaan bersifat case-insensitive (kapital/kecil tidak masalah) dan mengenali sinonim Bahasa Indonesia + Inggris. Pilih salah satu header untuk tiap maksud kolom.
| Maksud kolom | Header yang dikenali (pilih salah satu) |
|---|---|
| Nama produk (WAJIB) | Nama · Name · Produk · Product · Barang · Item |
| Kode/SKU | SKU · Kode · Code · Kode Barang · Kode Produk |
| Varian | Variant · Varian · Tipe · Type · Warna · Ukuran · Model |
| Stok | Stock · Stok · Jumlah · Qty · Quantity · Stok Awal |
| Harga jual | Harga · Price · Harga Jual · Harga Satuan · Harga per Pcs |
| Modal / HPP (penting untuk laporan profit) | HPP · Modal · Cost · COGS · Harga Modal · Harga Beli · Biaya Pokok |
| Berat (kg) | Berat (kg) · Weight (kg) · KG · Berat dalam KG |
| Berat (gram) | Berat (gr) · Berat (gram) · Gram · Gr |
| Berat (tanpa satuan) | Berat · Weight · Bobot — diasumsikan KG |
| Deskripsi / Keterangan | Deskripsi · Description · Desc · Keterangan · Catatan · Notes · Remark |
| Foto produk (link/URL) | Foto · Photo · Image · Gambar · Foto Produk · Image URL · Link Foto · Picture |
Foto produk via kolom URL (BUKAN gambar yang ditempel di cell)
Tambah satu kolom dengan header Foto / Photo / Gambar / Link Foto berisi URL link gambar (https://...).
Cara menyiapkan URL foto:
- Upload foto-foto produk ke Google Drive / Imgur / Dropbox / cloud storage manapun yang punya public link
- Pastikan "Anyone with the link" boleh akses (bukan private)
- Copy URL setiap foto, paste ke cell kolom "Foto"
Multi-foto per produk: maksimal 5 foto/produk, pisahkan URL dengan newline atau | atau , di dalam cell yang sama.
⚠️ PENTING — foto TIDAK BOLEH ditempel langsung di cell Excel (drag-drop, paste, atau Insert > Image). Sistem akan menolak file dengan pesan jelas: "file berisi foto ter-embed, ganti pakai URL link". Alasannya: pemetaan foto ke baris produk sangat tidak akurat saat di-embed di Excel.
Hal-hal yang perlu diperhatikan saat upload file
- Kolom yang namanya tidak ada di daftar di atas akan diabaikan (data hilang). Pakai nama header standar di atas.
- "Berat" tanpa satuan dianggap kilogram (akan dikali 1000). Kalau data Anda dalam gram, pakai header
Berat (gr)atauGram. - Bisa preview dulu sebelum commit: bilang ke agen "import preview" atau "dry-run". Agen akan menampilkan ringkasan tanpa menyimpan.
- Partial commit: kalau ada baris error (mis. SKU duplikat, qty bukan angka, URL foto invalid), baris itu di-skip otomatis tapi baris valid tetap masuk. Agen memberi laporan rinci baris mana yang gagal & alasannya.
- File maksimal 25 MB, setiap foto maksimal 5 MB.
A.3 Tambah/Update Foto Produk via Chat
Anda bisa kirim foto produk langsung lewat channel Telegram / WhatsApp / email agen. Bisa kapan saja setelah produk terdaftar.
Caranya
- Pilih produk yang mau ditambah foto (mis. produk sudah terdaftar via cara A.1 atau A.2)
- Kirim foto ke agen, sertakan pesan singkat: "Ini foto Speaker Polytron PSP-100 tampak depan"
- Agen otomatis: download foto dari channel; auto-convert format (PNG / WebP / HEIC iPhone / GIF / BMP / TIFF → JPEG) — Anda tidak perlu convert manual; compress (max 800px wide, JPEG quality 80) supaya hemat ruang; upload ke CDN dan link otomatis dilampirkan ke produk
- Agen konfirmasi: "Foto Speaker Polytron PSP-100 tersimpan. Total foto produk ini: 1/5."
Caption foto (opsional tapi sangat berguna)
Saat kirim foto, kalau Anda menyebut keterangan eksplisit (mis. "tampak depan", "interior kabin", "label kemasan belakang", "detail jahitan"), agen menyimpannya sebagai caption untuk foto tersebut.
Kenapa caption penting? Nanti saat pembeli minta foto spesifik (mis. "saya mau lihat foto bagian belakangnya"), agen otomatis mencari foto dengan caption mengandung "belakang" lalu mengirim foto itu saja. Kalau tidak ada yang cocok, agen akan mengirim semua foto.
| Kategori | Contoh caption yang berguna |
|---|---|
| Fashion / outfit | "tampak depan", "tampak belakang", "detail jahitan", "label kemasan", "swatch warna merah", "size chart" |
| Otomotif / kendaraan | "tampak depan", "tampak belakang", "interior kabin", "dashboard", "mesin", "bagasi", "dari samping kanan" |
| Makanan / minuman | "kemasan luar", "isi produk", "saran penyajian", "label expired", "label halal" |
| Skincare / beauty | "kemasan", "isi/teksturnya", "label BPOM", "ingredient list", "before-after demo" |
| Furnitur / elektronik | "tampak depan", "detail bahan", "ukuran dengan skala", "konektor / port", "label garansi" |
Tidak wajib pakai caption — kalau kirim foto tanpa menyebut keterangan, agen menyimpannya tanpa caption (pembeli tetap bisa melihat foto kalau meminta foto tanpa menyebut aspek tertentu).
⚠️ Agen TIDAK mengarang caption sendiri. Kalau Anda kirim foto tanpa keterangan, foto disimpan tanpa caption. Agen tidak menebak isi visual foto (mis. tidak bilang "ini foto bagian belakang" hanya dari isi gambar).
C Quota & Biaya
Foto produk
- Max 5 foto per produk
- Max 5 MB per file foto (sebelum compress; setelah compress biasanya ~50–200 KB)
- 50 MB total quota foto per tenant (≈ 250 foto produk compressed) — untuk MVP
- Biaya storage: Rp 200/GB/bulan otomatis dipotong dari saldo kredit AI (sub-1 GB tetap dihitung minimum Rp 200/bulan) — sangat trivial untuk inventory normal
- Biaya bandwidth (delivery ke pembeli): saat ini ditanggung Rental AI Indonesia selama MVP
Format foto yang diterima
JPG, JPEG, PNG, WebP, HEIC (iPhone), GIF, BMP, TIFF — semuanya otomatis dikonversi ke JPEG server-side. Tidak perlu convert manual.
D Skenario Buyer Query → Bagaimana Agen Menjawab
| Pembeli bertanya | Respon agen |
|---|---|
| "Ada speaker?" | Kutip nama + stok + harga (display ringkas) |
| "Berapa harga charger?" | Kutip harga verbatim |
| "Bahan kemejanya apa?" / "Fitur speakernya?" / "Halal?" / "Kandungan skincare-nya?" | Kutip description verbatim kalau ada. Kalau description tidak punya info itu → akui jujur: "detail belum dicatat penjual, mau saya tanyakan?" |
| "Boleh lihat fotonya?" | Kirim semua URL foto (kalau ada) |
| "Foto tampak belakangnya?" / "Foto interior?" | Cari caption yang cocok → kirim URL foto itu saja. Kalau tidak ada yang cocok → kirim semua + sampaikan permintaan maaf |
| Pembeli tanya hal yang tidak ada datanya | Akui jujur + tawarkan eskalasi ke pemilik (leave_message) |
🛡️ Agen TIDAK akan mengarang detail produk dari nama saja, tidak mengarang URL foto, tidak mengarang caption. Database adalah satu-satunya sumber kebenaran.
E Tips Ringkas
| Yang harus dilakukan | Yang dihindari |
|---|---|
| Nama produk pendek (display label) | Nama campuran dengan deskripsi panjang |
| Deskripsi di kolom Deskripsi/Keterangan terpisah | Deskripsi dempet di kolom Nama |
| Foto via URL link di kolom Excel | Foto ditempel di cell Excel |
| Caption foto pakai keterangan jelas | Caption mengarang (mis. "foto bagus" — tidak membantu search) |
| Modal/HPP diisi → laporan profit akurat | Modal kosong → gross profit akan overstated |
| Berat dengan satuan eksplisit ("Berat (gr)") | "Berat" ambigu (diasumsikan KG) |